Tout savoir sur notre coffre-fort numérique RH
Notre coffre-fort numérique RH est simple d’utilisation et sécurisé. Il permet aux utilisateurs de gérer en ligne et d’archiver l’ensemble de leurs documents.
À quoi sert-il ?
Notre coffre-fort numérique est un outil qui permet de stocker tous les documents RH (fiche de paie, feuille de congés, contrat …). Son utilisation première est donc le stockage en toute sécurité de documents confidentiels.
L’utilisateur et la RH peuvent déposer et sauvegarder les documents souhaités depuis n’importe quel appareil via un stockage Cloud, en scannant le contenu et en l’enregistrant automatique dans le coffre fort personnel de la personne concernée.
Les autres avantages du coffre-fort numérique RH
En plus du stockage des documents, le coffre-fort numérique propose aussi des moyens de partage et réception des documents numériques. L’envoi des bulletins de salaire entre le salarié et l’entreprise est donc simplifié.
Pour en assurer la fiabilité, trois étapes sont nécessaires :
- L’identification avec la vérification de l’identité du bénéficiaire (carte d’identité, signature electronique ..)
- La transaction, avec la sécurisation des données
- La conservation des documents avec un hébergement des données de plus de 50ans pour garantir la pérennité de l’information.
Notre coffre-fort numérique permet également de faciliter vos procédures administratives. En effet, il vous suffit de sélectionner la tâche administrative voulue, et l’outil s’occupe de rassembler les documents nécessaires dans votre espace afin de constituer votre dossier administratif.
Il est également possible de connecter votre compte à des sites internet comme un site d’e-commerce, le site de son opérateur téléphonique ou encore à sa banque. Cela permet à l’utilisateur de recevoir automatiquement les documents correspondant dans son cloud numérique.
Partager ses documents de manière fiable
Pour partager un dossier ou un document sans risque, il est possible d’effectuer l’envoi via e-mail ou sms. Pour cela, il suffit de :
- Configurer le mode de partage
- Définir un code de sécurité et une durée de validité.
- Les documents sont ensuite prêts à être envoyés.
Une procédure simple et sécurisée
En plus de sa facilité d’utilisation, le coffre-fort numérique est également très fiable et sécurisé. Le service garantit à ses utilisateurs une grande confidentialité et l’intégrité de leurs données.
Pour rassurer les plus sceptiques, notre outil dispose d’une certification accordée par l’Afnor qui atteste que ce dernier est conforme aux normes RGPD et dispose d’un label confirmant les normes de sécurité nationales et internationales.
Les données des utilisateurs sont codées
Afin d’assurer un peu plus encore la sécurité des données personnels des utilisateurs, l’outil effectue un codage de toutes les informations entrantes afin de les rendre illisibles par autrui. Ainsi, seul l’utilisateur et les personnes ayant une autorisation pourront accéder au contenu confidentiel.
La durée de conservation
Autre avantage, la conservation des documents. Chaque utilisateur peut archiver ses documents pour une durée minimum de 50 ans.
Notre outil permet également de reconnaître les dates limites de conservation, et ainsi de lancer des alertes à l’utilisateur à l’approche de ces dernières. Il sera libre de choisir de garder ou non ses documents.
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Source : Le Bigdata : 13/09/2021