Qu’est-ce que la facture électronique ?
La facture électronique prochainement obligatoire est une alternative numérique à la facture papier traditionnelle ou à la facture dématérialisée (facture papier scannée) facilitant ainsi le stockage, l’archivage et l’envoi de celles-ci.
Définition de la Facture Électronique : La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous un format électronique, ainsi, elle tient lieu de facture d’origine. Pour être valide, cette facture électronique doit répondre aux conditions légales et en vigueur. Celle-ci doit donc être normalisée en intégrant des données structurées comme les détails de la commande, le prix, les taxes, les coordonnées du client …Elle doit également respecter les mentions obligatoires d’une facture papier comme l’apparition de la date, du numéro de facture, du numéro et taux de TVA, du montant HT et TTC …
Aussi appelée e-facture ou facture X, la facture électronique est loin d’être une simple obligation légale, cette facture vous fait bénéficier de nombreux avantages. Offrant une meilleure sécurité et un réel gain de temps, cette gestion automatisée augmente la productivité de votre service comptable.
La « Loi Finance » et le calendrier prévisionnel de la mise en place de la Facture Électronique
Cette loi finance a été créer pour lutter contre la fraude à la TVA.
Initialement prévue pour 2024, la DGFIP a annoncé un report de mise en place de la facture électronique dans les entreprises. Ainsi, toutes les sociétés en relation BtoB devront donc rapidement sauter le pas.
Ces obligations légales s’appliqueront de façon progressive entre 2026 à 2027, en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises.
Les dates fixes importantes seront communiquées dans les mois à venir, mais nous pouvons déjà avoir un état des lieux de la réforme :
- 2024 : Phase de test des plateformes publiques et privées
- 2025 : Phase de fonctionnement des plateformes avec des entreprises volontaires
- 2026 : Mise en place progressive de la réforme.
- 1er septembre 2026: En réception pour toutes les entreprises et en émission pour les GE et les ETI
- 1er septembre 2027 : En réception et émission pour l’ensemble des entreprises BtoB assujetti à la TVA.
Quels sont les objectifs de la réforme "Loi Finance" ?
- Amélioration de la détection de la fraude à la TVA par le croisement des données
- Accès en temps réel à une meilleure compréhension de l'activité des entreprises
- Modernisation de la gestion et du suivi de la chaîne de facturation pour une efficacité accrue
- Simplification des déclarations de TVA grâce au pré-remplissage
- Renforcement de la compétitivité des entreprises par la réduction de la charge administrative, des coûts de traitement et des délais de paiement.
Pour quelle entreprise la facture électronique est-elle obligatoire ?
La facture électronique dite obligatoire sera appliquée à l’ensemble des entreprises BtoB assujetties à la TVA.
Ce format de facture appelé aussi facture électronique, facture X ou encore E-facture est donc obligatoire pour tout type d’entreprise : Grandes Entreprises (GE), ETI, PME, TPE…
Cette nouvelle réforme concerne plus de 4 millions d’entreprises pour un volume annuel estimé à 2 milliards de factures par an.
La loi Finance crée par l'État aura donc pour objectif de rendre la dématérialisation des factures obligatoires pour toutes les entreprises du secteur privé établies en France et assujetties à la TVA.
La durée légale de l’archivage
L’archivage légal des factures au format papier est d’une durée de 10 ans minimum. Les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial.
De plus, les factures doivent impérativement être stockées sur le territoire français ou dans un état de l’Union Européenne à condition que l’administration fiscal ait un accès immédiat aux différents documents.
« Le coût moyen de traitement d‘une facture papier est compris entre 8 et 9,50 euros, tandis que le coût d‘une facture électronique est d‘environ 5 euros. Soit un minimum de 3 euros d‘économies par facture. »
Ce qui va changer concrètement
Pour être précis, il ne sera plus possible pour les entreprises de s’envoyer des factures entre elles par mail, par la poste ou encore par des portails personnels d’entreprise.
Les entreprises devront impérativement passer par une plateforme de dématérialisation publique ou privée :
- Plateforme de dématérialisation partenaire : PDP
Ou
- Opérateur de dématérialisation : OD
Le format de la facture sera également modifié, les formats que l’on nomme “non-structurés” ne seront plus tolérés comme le PDF, le JPEG, le SCAN, seul le format XML sera autorisé.
PPF, PDP, OD : quel opérateur choisir ?
Le gouvernement laisse aux entreprises le choix des plateformes qu’ils souhaitent utiliser entre le PDP, l’OD et le PPF.
1. PDP : La plateforme de dématérialisation partenaires
Il s’agit d’un prestataire de services ayant diverses missions :
Émettre, transmettre et réceptionner la facture sous format électronique du fournisseur.
Extraire certaines données de la facture électronique pour les transmettre à l’administration fiscale comme le montant HT, le taux de TVA, l’identification du client…
Transmettre les données de paiement pour l’ensemble des opérations et réceptionner : le e-reporting.
Le PDP devra être davantage utilisé par les entreprises ayant des taux de TVA changeant, une dimension à l’international ou pour les entreprises travaillant avec des produits comme l’alcool.
2. OD : Les opérateurs de dématérialisation
L’OD, opérateur de dématérialisation propose un service à valeur ajoutée aux entreprises pour la gestion des factures émises et reçues. Cet opérateur peut se substituer à ses clients pour toutes les actions automatisées.
Cependant, il n’est pas habilité pour la transmission de factures aux plateformes destinataires, ni l’extraction des données pour l’administration. Il devra passer sous la forme dématérialisée.
3. PPF : Le portail public de facturation
L’utilisation du PPF reste facultative, le gouvernement laisse aux entreprises le choix des formats qu’ils souhaitent adopter.
Cette solution mutualisée permet comme le PDP : le dépôt, la réception et la transmission de factures au format électronique.
Mais il permet en plus de récupérer les données de facturation électronique extraite par le PDP ou transmis directement par le client.
Le PPF gère aussi l’annuaire central des entreprises. L’entreprise récepteur se doit d’être dans l’annuaire central pour assurer la bonne transmission et la bonne réception des factures électroniques. Celui-ci est alimenté par le SIREN et par la DGFIP. Si l’entreprise récepteur n’est pas dans l’annuaire central dans ce cas, celle-ci ne sera pas assurée de recevoir les factures électroniques.
Réaliser une facture électronique avec la GED Reproland
Vous vous demandez comment il sera possible de générer les factures en fichier XML et d’adopter la facture électronique ?
Pour cela nous vous proposons notre logiciel de facture Électronique : la GED
La GED est un logiciel de dématérialisation des documents, cet outil vous permettra d’archiver, de gérer et de traiter l’ensemble de vos factures de manière dématérialisée. Cependant, il permettra aussi de transformer votre facture en facture électronique sous la forme d’un fichier XML.
Vous pouvez déjà utiliser la GED en dématérialisant vos factures fournisseurs sans même attendre la facture électronique. Votre facture dématérialisée peut déjà être traitée avec une GED « Standard » sans les connecteurs du portail de l’Etat.
La différence entre la facture « électronique » et la « dématérialisée » réside uniquement dans la réception et l’envoi de celle-ci.
- La facture dématérialisée : Réception par mail, PDF, papier et envoi au client par mail, papier, PDF …
- La facture électronique : Réception par le portail de l’Etat et renvoi au client via un fichier XML vers le portail de l’Etat.
L’utilisation globale d’une GED pour le traitement de la facture reste identique avec ou sans facture électronique.
Cet outil de dématérialisation fera bénéficier aux entreprises d’un large gain de productivité et de contrôle grâce à :
- La gestion via les Workflows
- La validation automatique comptable des factures
- Le paiement rapide & la gestion des impayés
Une reconnaissance et une automatisation comptable vous permettra de réduire les erreurs et d’augmenter la productivité de votre service en diminuant les tâches peu productives comme la saisie et en accentuant le contrôle de gestion.
Dès lors que la facture électronique sera en place, la GED sera dotée d’un connecteur complémentaire afin de recevoir les factures de manière automatiquement dans la GED et d’envoyer les factures sortantes sur le portail de l’Etat via un fichier XML. Le logiciel GED effectuera un contrôle automatique avant envoi pour valider :
- La facture au format XML
- La vérification de la concordance des informations de la facture
- La validation du format ou le refus de celui-ci
La facture électronique : des avantages considérables pour votre entreprise
Le lexique de la facture electronique
- L’e-voicing désigne simplement la facture électronique en elle-même. Il désigne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisés en BtoB établies en France et assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit des opérations appelées « domestiques ». Cela comprend par exemple les opérations immobilières, les formations, les prestations dans le domaine de la santé…
L’e-reporting est un terme qui qualifie la transmission à l’administration de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facture électronique comme les entreprises faisant des opérations et prestations en BtoC.
La Factur-X est le nouveau format de la facture électronique. Il s’agit d’un nouveau format de facture comprenant deux faces. Une face lisible pour l’homme (en PDF) et une face lisible pour la machine (en XML). Cela permet aux fournisseurs émetteur de facture de concevoir des factures à valeur ajoutée comprenant un maximum d’informations sous forme structurée, mais aussi aux clients destinataires d’automatiser leur traitement.
Faites confiance à Reproland, expert en solution de dématérialisation pour vous accompagner dans la mise en place d’outils de facturation électronique.
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