Dématérialisez votre courrier
La transformation numérique des entreprises a pour but de dématérialiser tout type de document comme les factures, les documents RH, les fiches de paie ou encore les devis ..
Mais il est aussi désormais possible d’envoyer le courrier en version dématérialisé via une lettre recommandée électronique (LRE) ou via un courrier simple en ligne.
La dématérialisation du courrier permet l’envoi du courrier en ligne, en une seule action, une seule application depuis tout type de support (téléphone, ordinateur ..)
En un seul clic votre courrier est envoyé de manière sécurisée.
Facile, Intuitif et Sécurisé !
Quels documents sont concernés par cette dématérialisation ?
L’ensemble des documents envoyé par la poste en version papier peut également être transmis en version dématérialisée :
A quoi correspond un courrier dématérialisé ou une lettre recommandée électronique ?
La LRE se substitue entièrement à la lettre recommandée papier sous mesure du respect de la législation française.
Ces 2 types de « courrier » sont utilisés de la même manière que le papier mais bénéficient d’avantages complémentaires et disposent d’une démarche 100% dématérialisée avec un envoi en ligne. Ce type de courrier est largement substituable à une version papier.
Dématérialiser votre courrier avec RESOPOSTE, la solution REPROLAND
RESOPOSTE est la solution de dématérialisation du courrier proposée par REPROLAND, solution développée par son partenaire EUKLES en partenariat avec LA POSTE – DOCAPOSTE et AR24. Cette solution répond donc aux normes européennes de sécurité grâce au prestataire AR24 qui est doté d’une identité numérique élevée permettant une assurance de sécurité auprès de l’expéditeur et du destinataire.
" DOCAPOSTE utilise AR24 : premier prestataire achemineur de LRE à avoir obtenu la qualification eIDAS en France. L’article 44 du règlement eIDAS précise les exigences requises pour « qualifier » un envoi recommandé électronique et l’assortir de garanties en termes de sécurité. "
DOCAPOSTE
La valeur ajoutée de la solution de dématérialisation du courrier
La solution d’envoi du courrier dématérialisé est une solution digitale simple qui ne demande plus l’utilisation de timbre, d’enveloppe ou encore d’imprimer le courrier, mettre sous pli et affranchir. De plus, il ne nécessite plus aucun déplacement en bureau de poste.
Vous bénéficiez d’une facilité d’envoi grâce à un processus 100% automatisé avec pour seul outil une connexion internet et un support d’envoi comme le téléphone, l’ordinateur…
Ainsi pour envoyer une lettre recommandée en ligne, REPROLAND vous propose une solution simple et sécurisée intégrant une vraie valeur juridique égale à un courrier papier.
Les avantages et bénéfices de l'envoi du courrier en ligne
Il existe grand nombre d’avantages à envoyer son courrier en ligne :
- Un service en ligne accessible en instantané, à tout moment et de manière sécurisée.
- Un tarif sans surcoût et ce malgré une taille différentes des documents.
- Une valeur juridique forte avec:
- Une preuve de dépôt immédiat
- Une preuve de non modification du contenu
- Un archivage du document (lettres et autres) de 7 à 10 ans selon le courrier
- Un suivi en temps réel :
- Un cachet immédiat de la poste lors du dépôt de la lettre
- Un avis de réception signé et archivé pour une durée d’au moins 7 ans
- Des relances de lecture envoyées sous 15 jours si le courrier n’a pas été ouvert
- Un accusé de refus ou de négligence
Solution de gestion du courrier en ligne : 2 gains majeurs
ÉCONOMIQUE
- Réduction des coûts d’envoi
- Gain de temps et de productivité
- Rapidité d’utilisation & d’envoi
- Pas de volume minimum d’envoi utilisable par tout type d’entreprise : TPE, PME, ETI etc.
- Une rapidité de paiement du destinataire pour la réception de facture
LA SECURITÉ
- Une solution AR24 conforme aux normes européennes avec certification
- Un archivage certifié entre 3 et 10 ans du courrier, des preuves de dépôts, des accusées de réception, refus etc.
- Un cachet de la poste en temps réel
- Un suivi global et complet de l’envoi
Comment fonctionne l'envoi et la réception du courrier avec la solution RESOPOSTE ?
L'EXPEDITEUR
L’envoi du courrier dématérialisé est doté d’un processus d’envoi simple, intuitif et efficace : connexion à la solution RESOPOSTE avec une authentification sécurisée.
LE DESTINATAIRE
Comment le destinataire est-il notifié de l’ouverture d’une lettre recommandée en ligne ou d’un courrier dématérialisé ?
L’expéditeur peut choisir entre 4 solutions de réception du courrier par le destinataire :
- La réception par mail sécurisé
- La réception par l’application RESOPOSTE
- La réception par lettre recommandée
- La réception par voie postale
Comment fonctionne la réception du courrier par voie postale ?
Solution RESOPOSTE : un outil clé pour tout secteur d'activité
Le courrier "standard" en ligne
La solution RESOPOSTE est utilisable par l’ensemble des secteurs d’activité pour un envoi rapide du courrier comprenant des avantages opérationnels et économiques.
Certains clients REPROLAND utilisent RESOPOSTE pour l’envoi des factures. Ils réduisent donc considérablement le délai de paiement de celles-ci grâce aux relances automatiques d’ouverture du courrier.
Cette solution est idéale pour tous secteurs d’activité et entreprise de toute taille.
Le courrier « recommandé » en ligne
Quelques exemples de secteurs d’activité utilisant largement le courrier recommandé en ligne ainsi que la lettre recommandée avec accusé de réception et suivi en ligne :
Les banques & assurances : conclusion et envoi ou résiliation des contrats, ouverture et fermeture de compte … Ce secteur prône le zéro papier et est précurseur sur le marché de la dématérialisation.
L’immobilier : envoi de promesses de vente, mises en demeures, convocation à des assemblées générales de syndics ou copropriétés …
- Juridique, notariale et comptable : envoi d’actes juridiques et immobiliers, des documents de gestion de patrimoine, des exercices comptables, de rétractation … des documents ayant besoin d’un fort suivi.
RH : Service RH des entreprises, agence d’intérim etc. Promesse d’embauche, contrat de travail CDD – CDI, justificatifs, convocation... Ces documents largement envoyés en AR pourront disposer de l’AR dématérialisé sans déplacement de la part de l’expediteur.
Un accompagnement global du courrier
Avec une solution de dématérialisation du courrier comme RESOPOSTE / DOCAPOSTE, l’expéditeur et le destinataire dispose d’un outil numérique optimal facilitant les échanges, la communication et garantissant la traçabilité du courrier.
Une solution d’envoi du courrier dématérialisé répondant aux besoins de suivi, de sécurité, de rapidité et de productivité.
Finalement RESOPOSTE / DOCAPOSTE est une solution concrète répondant à l’ensemble des besoins d’une entreprise en termes d’envoi de courrier.
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