Dématérialisation des fiches de paie
Digitalisez la gestion de vos bulletins de salaire avec la solution de dématérialisation des fiches de paie. Reproland travaille avec des partenaires de confiance comme Digiposte, avec DocuWare et Eukles ou Primobox avec ZEENDOC.
Grâce à ces solutions sécurisées et conformes, vous automatisez l’envoi, l’archivage et la consultation des fiches de paie, tout en garantissant leur valeur légale et la protection des données personnelles de vos collaborateurs.
Pourquoi passer à la dématérialisation des fiches de paie ?
La dématérialisation des fiches de paie n’est plus une option : c’est un levier de performance et de conformité pour les services RH.
Les limites du format papier
Les avantages du bulletin de paie dématérialisé
- Gestion chronophage et coûts d’impression élevés.
- Risques de perte, d’erreur ou de diffusion non sécurisée.
- Difficulté à garantir la confidentialité des informations.
- Archivage manuel complexe et non conforme à la législation.
- Gain de temps : envoi automatique des fiches de paie à chaque salarié.
- Réduction des coûts : plus d’impression, d’envois postaux ni d’archivage papier.
- Sécurité renforcée : chaque salarié dispose d’un coffre-fort numérique personnel (Digiposte ou Primobox selon la solution choisie).
- Conformité totale : respect du RGPD, du Code du Travail et de la loi El Khomri.
- Accessibilité 24/7 : les salariés accèdent à leurs bulletins à tout moment, depuis tout support.
Un service RH moderne, conforme et 100 % digital.
Comment fonctionne la dématérialisation des fiches de paie avec Reproland
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Envoi automatisé des bulletins de paie
Les bulletins générés par votre logiciel de paie sont transférés automatiquement vers la plateforme sécurisée Digiposte ou Primobox.
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Distribution dans les coffres-forts salariés
Chaque salarié reçoit son bulletin de paie dans un espace personnel et sécurisé, accessible 24h/24 depuis son smartphone ou ordinateur.
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Archivage numérique à valeur probante
Les bulletins sont conservés 50 ans dans un coffre-fort numérique certifié, garantissant leur intégrité et leur valeur juridique.
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Suivi et traçabilité
Le service RH bénéficie d’un tableau de bord complet pour suivre les envois, contrôler les statuts et gérer les accès.
Les solutions partenaires Reproland
EUKLES avec Digiposte (Groupe La Poste)
Digiposte, filiale du Groupe La Poste, est aujourd’hui la solution de référence pour la dématérialisation des bulletins de paie en France.
Elle allie sécurité, simplicité d’utilisation et conformité réglementaire.
Conformité et certifications
Certifications ISO 27001 et HDS pour la gestion et l’hébergement des données.
Conformité RGPD : les données restent stockées sur le territoire français.
Authentification forte et chiffrement AES-256 pour protéger chaque document.
Archivage probatoire conforme aux normes NF Z42-013 et eIDAS.
Avantages de la solution
- Déploiement rapide sans changer votre logiciel de paie.
- Accès illimité pour chaque salarié, sans coût additionnel.
- Espace personnel gratuit et pérenne, accessible même en cas de départ de l’entreprise.
Zeendoc avec Primobox
Primobox, en partenariat avec Zeendoc, propose une solution cloud sécurisée pour la dématérialisation et l’archivage des bulletins de paie.
Elle combine sécurité, facilité d’utilisation et respect des normes légales.
Conformité et certifications
Conformité RGPD et hébergement des données sur le territoire français.
Chiffrement AES-256 et authentification forte pour protéger chaque bulletin.
Archivage légal à valeur probante, conforme aux normes en vigueur.
Avantages de la solution
Intégration rapide avec vos outils RH et logiciels de paie.
Accès illimité pour chaque salarié, sans coût additionnel.
Espace personnel sécurisé et pérenne, même en cas de départ du collaborateur.
DocuWare avec Digiposte: la solution des grandes entreprises
DocuWare est une solution reconnue de gestion documentaire et de dématérialisation, permettant l’archivage sécurisé et la distribution des bulletins de paie.
Elle allie sécurité, simplicité d’utilisation et conformité réglementaire.
Avantages de la solution
- Déploiement rapide, compatible avec vos logiciels de paie existants.
- Accès illimité pour chaque salarié, sans coût supplémentaire.
- Espace personnel pérenne, accessible même après le départ de l’entreprise.
Conformité et certifications
- Certifications ISO 27001 et conformité RGPD pour la protection des données sensibles.
- Chiffrement avancé et contrôle des accès pour garantir l’intégrité de chaque document.
- Archivage probatoire conforme aux exigences légales françaises.
Conformité légale et cadre réglementaire
La dématérialisation du bulletin de paie est autorisée depuis la loi n°2009-526 et renforcée par la loi El Khomri de 2016.
Les points clés à retenir :
Avec Reproland et nos solutions partenaires, vous respectez l’ensemble des exigences légales, tout en modernisant vos pratiques RH.
Les bénéfices concrets pour votre service RH
Réduction jusqu’à 70 % du temps de gestion mensuelle des bulletins.
Élimination des coûts liés au papier et à la distribution.
Gain d’efficacité et d’image auprès des collaborateurs.
Accès à un espace RH sécurisé et conforme.
Solution évolutive compatible avec vos outils de paie existants.
Modernisez la gestion RH de votre entreprise avec la dématérialisation des fiches de paie Reproland. Nos experts vous accompagnent de l’audit à la mise en service de la solution Digiposte.
FAQ : Tout savoir sur la dématérialisation des fiches de paie
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Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?
Il s’agit d’un bulletin de salaire électronique envoyé et conservé dans un coffre-fort numérique sécurisé, accessible en ligne par le salarié.
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La dématérialisation des fiches de paie est-elle légale ?
Oui. Elle est encadrée par la loi et doit respecter les normes RGPD, la loi El Khomri et le Code du Travail.
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Combien de temps les bulletins sont-ils conservés ?
50 ans dans un coffre-fort numérique certifié, garantissant la valeur probante des documents.
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Mes salariés peuvent-ils refuser la version électronique ?
Oui, ils disposent d’un droit de refus. Le processus “opt-out” est prévu par la loi.
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Pourquoi choisir Reproland ?
Parce que Reproland est un intégrateur local de confiance, partenaire de Digiposte, garantissant un accompagnement complet, une mise en conformité et une solution hébergée en France.