FREASY – L'application qui simplifie (vraiment) la gestion dématérialisée des notes de frais !
Avec REPROLAND et FREASY, optimisez la gestion de vos documents, simplifiez vos impressions et accédez à une solution fluide et intelligente qui transforme vos processus administratifs en un véritable gain de temps au quotidien
Gagnez du temps, réduisez vos coûts, et dites adieu aux reçus papier.
Freazy, c’est LA solution intelligente pour gérer les frais professionnels simplement, rapidement et sans paperasse.
Restauration, hôtellerie, carburant, transport… Vos collaborateurs saisissent leurs dépenses en quelques clics depuis leur smartphone, tablette ou ordinateur.
- 📁 Archivage légal conforme aux normes fiscales françaises
- 📊 Export comptable simplifié pour vos logiciels de gestion
- 🗂️ Catégorisation des dépenses selon votre politique interne
- 🔄 Calcul automatique des indemnités kilométriques
- 🌍 Conversion des devises pour les frais à l’étranger
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est une dépense engagée par un salarié, celle-ci peut prendre la forme d'un document comme : un ticket de caisse, un reçu bancaire,... Ce justificatif de paiement permet au collaborateur un remboursement des dépenses professionnelles engagées, pour le compte de l'entreprise.
Une note de frais peut se traduire sous différents types de dépenses, par exemple : des frais de déplacement : Carburant, Péage, Train,..., de restauration, d'hébergement, ou encore d'achats divers liés à l'activité professionnelle .
Une gestion rigoureuse des notes de frais est essentielle pour assurer la transparence, le respect de la législation fiscale et la bonne tenue des compte de l'entreprise. Avec Freasy, simplifiez et automatisez ce processus, tout en réduisant les erreurs et la charge administrative.
Comment déclarer cette note de frais à l'employeur?
Avant le passage à la dématérialisation, le collaborateur devait à tout prix stocker l'ensemble des reçus de paiement, afin de me remettre en main propre au service comptabilité de l'entreprise pour déclencher le remboursement de ces frais.
Cela engendrait souvent des pertes de reçus, des justificatifs non rendu, une perte financière pour le collaborateur et une perte de temps pour la comptabilité avec le tri des reçus, des tableaux excel, etc....
Alors comment simplifier ce processus et gagner en temps et en efficacité ?
Adoptez l'application Freasy, Reproland vous accompagne dans cette mise en place d'un nouvel outils dématérialisé.
À qui s’adresse FREASY ?
FREASY est idéale pour :
- 👨💼 PME et ETI avec des équipes terrain ou commerciales
- 🛠️ Entreprises multisites ou en mobilité
- 📊 Services RH et comptables souhaitant automatiser la gestion des frais
- 🧾 Cabinets d'expertise comptable accompagnant leurs clients TPE/PME
Les avantages pour vos salariés ?
Gain de temps
Les notes de frais peuvent être créées et envoyées en quelques clics via une application mobile ou une interface web.
Les justificatifs sont pris en photo et automatiquement intégrés à la note.
Moins de papier, moins de stress
Plus besoin de conserver les tickets physiques : les justificatifs numériques ont une valeur légale grâce à la copie fiable.
Moins de risques de perte ou de dégradation des documents.
Remboursement plus rapide
Les délais de traitement sont raccourcis grâce à la transmission immédiate au service comptable.
Résultat : les remboursements arrivent plus rapidement sur le compte des salariés.
Simplicité et transparence
Les employés peuvent suivre en temps réel le statut de leur note de frais (envoyée, validée, remboursée).
Moins d’erreurs de saisie grâce à des outils d’automatisation (lecture OCR, catégorisation automatique…).
Les avantages pour l'entreprise ?
Une meilleure visibilité
Grâce à la digitalisation, les collaborateurs peuvent saisir leurs frais à tout moment, même en déplacement. Cela limite les retards de transmission et permet à l’entreprise de garder une vision claire et en temps réel des dépenses engagées.
Un vrai gain de temps
Le traitement manuel des notes de frais prend du temps à toutes les étapes : saisie, vérification, validation. En automatisant ces tâches, chacun peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Moins d’erreurs, plus de maîtrise
Les erreurs ou abus liés aux notes de frais peuvent représenter un coût non négligeable pour l’entreprise. Un système dématérialisé, avec des règles intégrées et un meilleur suivi, réduit ces risques tout en renforçant la conformité.
❓ FAQ – Tout savoir sur les notes de frais dématérialisées avec FREASY
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Peut-on personnaliser les catégories de dépenses ?
Oui. Vous pouvez adapter les types de dépenses à votre politique interne (transport, repas, hébergement, etc.), définir des plafonds, des règles de validation et suivre les dépenses de vos équipes.
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Les données sont-elles sécurisées ?
Absolument. FREASY garantit la confidentialité et la sécurité des données grâce à un système d’archivage certifié et conforme aux normes fiscales en vigueur. Vos documents sont stockés sur des serveurs sécurisés en France.
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FREASY est-elle compatible avec mon logiciel comptable ?
Oui. FREASY permet d’exporter les données dans différents formats compatibles avec les principaux logiciels de comptabilité et de gestion (Sage, Cegid, EBP, etc.).
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Combien coûte l’application FREASY ?
Le tarif dépend du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités activées. Contactez notre équipe REPROLAND pour obtenir un devis personnalisé ou une démonstration gratuite.
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