La gestion du processus de courrier peut être très énergivore. L’envoi, le suivi et la réception du courrier demandent énormément de temps aux entreprises et aux collaborateurs.
À l’ère du numérique, le courrier traditionnel est en train de faire place au courrier dématérialisé. Ce passage vers le digital révolutionne la manière de communiquer et de gérer les flux d’information.
Diminution des erreurs
Avec l’envoi du courrier en format papier, votre entreprise se retrouve face à de nombreuses problématiques sur lesquelles elle ne peut toujours agir comme :
- La difficulté de suivi et de traçabilité du courrier : risque de perte, de retard ou un courrier non ouvert par le destinataire
- La gestion des relances clients
- L’allongement des délais de paiement
- Une centralisation du courrier inexistante
- L’impression du courrier en plusieurs exemplaires pour l’envoi, l’archivage et le classement générant ainsi une forte consommation de papier
- Le temps consacré à l’envoi de courrier par vos collaborateurs
Grâce à la dématérialisation du courrier, optimisez votre temps afin que vos collaborateurs se concentrent sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.
Dématérialisation du courrier : gagnez du temps grâce à Resoposte
Qu’est-ce que Resoposte ?
Resoposte est une solution vous permettant d’envoyer le courrier de façon numérique et papier grâce à une seule action, et de manière 100% automatisée.
- Envoyez vos courriers standards (factures, lettres…)
- Envoyez vos courriers recommandés et obtenez un suivi en temps réel ainsi qu’un accusé de réception
Aujourd’hui, simplifiez votre processus de gestion du courrier grâce à la digitalisation !
Une solution bénéfique pour l’expéditeur et le destinataire
Pour l’expéditeur, l’envoi d’un courrier au format dématérialisé est très simple. Celui-ci se connecte à son espace Resoposte grâce à une authentification sécurisée et envoie son courrier.
Si le destinataire n’ouvre pas son courrier, ce dernier recevra 4 relances sur 15 jours avec une preuve de réception ou de refus.
Le destinataire reçoit une notification dès la réception de son courrier. Celui-ci peut choisir entre 4 solutions de réception :
- Mail sécurisé
- Application RESOPOSTE
- Lettre recommandée
- Voie postale
Une fois le courrier réceptionné, le destinataire est averti.
En dématérialisant votre courrier avec Resoposte, profitez également d’une solution conforme à la loi El Khomri et eIDAS. Centralisez l’ensemble de vos courriers, améliorez leur traçabilité et archivez-les au sein d’un environnement 100% sécurisé.
Quels sont les avantages de la dématérialisation du courrier ?
- Gain de temps : en réduisant le temps de traitement du courrier : plus d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement ou de livraison ! Effectuez votre envoi en quelques clics seulement !
- Gain économique : en limitant l’utilisation de papier, d’encre, de timbres et d’enveloppes.
- Une solution sécurisée avec une valeur juridique : avec un archivage certifié entre 3 et 10 ans, des preuves de dépôt, de refus, d’accusé de réception, de lecture…
- Un meilleur suivi en temps réel de vos différents envois grâce à des statuts, des relances automatisées, un archivage des factures avec horodatage
- Une réduction de vos délais de paiement et de votre charge de travail : grâce à un processus plus simple et rapide, diminuez vos délais de paiement ou effectuez automatiquement vos relances sous 15 jours.
N’attendez plus pour dématérialisez votre courrier et passez au niveau supérieur.
