La gestion efficace des contrats est un sujet crucial pour les entreprises. L’accumulation des documents papier, les processus manuels chronophages, les risques de perte ou de non-conformité représentent des défis majeurs pour les départements juridiques et administratifs. C’est là, que la GED entre en jeu. En automatisant et en centralisant la gestion de vos contrats. Celle-ci vous permet de gagner en efficacité et en productivité, mais également d’assurer une traçabilité et une sécurité optimale.
Qu’est-ce qu’une GED ?
La GED (Gestion Electronique de Documents) est une solution permettant de regrouper l’ensemble des documents d’une entreprise au sein d’un même environnement numérique. Cette dernière permet d’optimiser la gestion des documents mais aussi d’optimiser les workflows de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Le workflow se traduit en français par « flux de travail »: il s’agit d’une série d’activités pour réaliser un ensemble de tâches. La mise en place d’un flux de travail peut se faire pour différents types de métiers : RH, comptabilité, marketing, commerce, achat… L’objectif étant d’optimiser l’efficacité de vos collaborateurs et donc de votre entreprise.
Grâce à la GED, ces tâches peuvent être gérées de façon digitale et optimisées grâce à l’automatisation.
La GED pour la gestion des contrats
La GED pour la gestion des contrats offre des avantages significatifs à tous les services d’une entreprise. La gestion des contrats par la GED permet de centraliser, sécuriser et suivre efficacement tous les contrats de l’entreprise.
Pour quels types de contrats ?
L’utilisation d’une GED peut être utile pour tout type de contrat :
- Ressources humaines : contrat de travail
- Juridique : divers contrats
- Commercial : devis, vente
- Fournisseur : bons de commande
Quelle valeur juridique pour un contrat dématérialisé ?
Selon l’article 1366 du Code Civil, la valeur légale du contrat dématérialisé est réelle :
« L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Source : francenum.gouv.fr
Pour garantir la valeur probante d’une signature électronique, elle doit :
- Identifier son auteur
- Garantir l’intégrité de l’acte concerné
- Que le procédé technique utilisé garantisse l’identité du débiteur
Ci-dessous les différents niveaux de signatures électroniques, la plus probante étant la signature qualifiée :
Les avantages de la GED pour la gestion des contrats
- Gain de temps : La GED réduit considérablement le temps de validation des contrats. De plus, le système de workflow facilite la communication interne entre chaque service et permet ainsi à l’équipe concernée d’être plus efficace.
- Meilleur suivi et traçabilité: La GED permet de suivre en temps réel l’avancement des contrats grâce à des statuts, tampons, post it. De plus, un historique permet également de savoir quand et par qui les actions ont été effectuées.
- Suivez les échéances de vos contrats et créez des alertes afin de le renégocier avant qu’ils ne partent en tacite reconduction.
- Gain d’efficacité : collaboration entre les services.
- Environnement sécurisé et RGPD : La GED assure un environnement sécurisé pour vos documents, respectant les réglementations en vigueur.
- Centralisation des documents : Centralisez tous vos documents au même endroit et facilitez leur accès, leur gestion tout en réduisant les risques de perte ou de duplication.
- Accessibilité : accédez à votre GED n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel support.
La GED pour la gestion des contrats permet non seulement de gagner du temps, mais également de sécuriser et de centraliser tous vos contrats. La gestion des contrats par la GED est donc une solution idéale pour toute entreprise cherchant à optimiser ses processus internes et à améliorer l’efficacité de ses collaborateurs.
