Solution d’archivage électronique : sécurisez, centralisez et simplifiez la gestion de vos documents
Simplifiez la gestion de votre patrimoine documentaire grâce à une solution d’archivage électronique complète et sécurisée. Chez Reproland, nous aidons les entreprises à garantir la conservation, la traçabilité et la conformité de leurs documents numériques grâce à des partenaires de référence : DocuWare, Zeendoc et Eukles (Docaposte).
Notre approche combine sécurité, conformité réglementaire et accessibilité, pour un archivage électronique conforme aux normes NF Z42-013, ISO 27001 et RGPD.
Pourquoi adopter une solution d’archivage électronique ?
La dématérialisation transforme la façon dont les entreprises gèrent, conservent et consultent leurs informations. Une solution d’archivage électronique répond à des besoins stratégiques : sécurité, conformité et productivité.
Les limites des archives papier ou non structurées
- Risques de perte ou de dégradation des documents.
- Difficulté d’accès et de recherche de l’information.
- Manque de traçabilité sur les actions réalisées.
- Coûts importants liés à l’impression, au stockage et à la gestion manuelle.
- Non-conformité potentielle aux exigences légales de conservation.
Les bénéfices d’une solution d’archivage électronique
- Conservation des documents à valeur probante (factures, contrats, bulletins de paie, documents RH).
- Centralisation des informations dans un environnement sécurisé et accessible.
- Traçabilité complète de toutes les actions (consultation, modification, suppression).
- Sécurité des données renforcée (chiffrement, hébergement souverain, sauvegardes multiples).
- Réduction des coûts de gestion et du temps de recherche.
- Contribution à la démarche écoresponsable de l’entreprise en réduisant la consommation papier.
Les bénéfices d’une solution d’archivage électronique
-
Conservation des documents à valeur probante (factures, contrats, bulletins de paie, documents RH).
-
- Traçabilité complète de toutes les actions (consultation, modification, suppression).
-
Sécurité des données renforcée (chiffrement, hébergement souverain, sauvegardes multiples).
-
Réduction des coûts de gestion et du temps de recherche.
-
Contribution à la démarche écoresponsable de l’entreprise en réduisant la consommation papier.
Fonctionnement et principes de l’archivage électronique
Une solution d’archivage électronique repose sur quatre piliers essentiels :
Acquisition et dématérialisation
numérisation ou intégration automatique des documents depuis vos logiciels métiers.
Classement et indexation
identification et organisation des documents selon leur type, leur origine ou leur service.
Stockage sécurisé
conservation sur serveurs français certifiés, avec chiffrement AES-256 et duplication des sauvegardes.
Diffusion et consultation
accès à distance, droits utilisateurs paramétrables, et traçabilité complète des actions.
Un système d’archivage électronique bien conçu garantit l’intégrité, la pérennité et la confidentialité de vos données tout au long de leur cycle de vie.
Les solutions partenaires Reproland
DocuWare – L’archivage électronique sécurisé et conforme
DocuWare est une solution de gestion documentaire et d’archivage électronique certifiée ISO/IEC 27001, SOC 2 Type 2 et NF203.
Elle assure une protection avancée des données sensibles et une conformité complète aux réglementations françaises et européennes.
Points clés :
- Chiffrement AES-256 pour une protection maximale.
- Contrôle d’accès granulaire et traçabilité complète des actions.
- Hébergement certifié HDS pour les données de santé.
- Conformité RGPD et NF203 pour l’archivage à valeur probante.
DocuWare permet de centraliser l’ensemble des documents de l’entreprise et de garantir leur conservation légale sur le long terme
Zeendoc – Archivage électronique probatoire et conforme
Zeendoc est une solution cloud française dédiée à l’archivage électronique et à la gestion documentaire probatoire. Elle garantit la valeur légale des documents conservés et leur conformité aux normes internationales et françaises : ISO 14641, NF Z42-013 et HDS.
Fonctionnalités clés :
- Archivage électronique à valeur probante.
- Traçabilité et audit complet des actions utilisateurs.
- Chiffrement des données et gestion des accès sécurisée.
- Intégration fluide avec vos applications métier.
Zeendoc permet une consultation instantanée et sécurisée de vos archives, tout en garantissant leur authenticité dans le temps.
Eukles – L’archivage souverain avec le coffre-fort numérique Titan
Eukles, filiale de Docaposte (Groupe La Poste), offre une solution de dématérialisation et d’archivage sécurisé via son coffre-fort numérique. Elle répond aux besoins des entreprises souhaitant héberger leurs données en France dans un cadre souverain et certifié.
Points clés :
- Conformité RGPD et connexion SSL chiffrée.
- Hébergement 100 % français dans les datacenters OVH (Roubaix, Gravelines, Strasbourg).
- Sauvegarde automatique et duplication multi-sites.
- Contrôle d’accès précis par utilisateur ou groupe.
Le coffre-fort combine sécurité physique et numérique, garantissant une conservation durable des archives électroniques.
Passez à l'archivage électronique dès aujourd’hui
Simplifiez dès maintenant votre gestion documentaire. Reproland vous accompagne dans la mise en place d’une solution d’archivage électronique conforme, évolutive et sécurisée.
FAQ : tout savoir sur la solution d’archivage électronique
-
Qu’est-ce qu’une solution d’archivage électronique ?
Une solution d’archivage électronique permet de conserver, sécuriser et retrouver les documents numériques dans des conditions garantissant leur intégrité et leur valeur probante.
-
Quelle est la différence entre GED et archivage électronique ?
La GED gère le cycle de vie des documents (création, modification, partage), tandis que l’archivage électronique vise leur conservation longue durée, leur sécurisation et leur valeur légale.
-
Quels types de documents peuvent être archivés électroniquement ?
Tous les documents professionnels : factures, contrats, bulletins de paie, dossiers RH, documents légaux ou financiers, quel que soit leur format d’origine.
-
Combien de temps les documents doivent-ils être conservés ?
La durée légale varie selon la nature du document (factures : 10 ans, contrats : jusqu’à 30 ans). Nos solutions garantissent une conservation pérenne et conforme à ces exigences.
-
L’archivage électronique a-t-il une valeur légale ?
Oui, à condition que le système soit conforme aux normes NF Z42-013, NF Z42-026 et ISO 14641, assurant l’intégrité et la traçabilité des documents.
-
Mes données sont-elles stockées en France ?
Oui. Reproland garantit un hébergement français ou Européen, sur serveurs Docaposte et OVHcloud, certifiés ISO 27001, SOC 2 et HDS.
-
Quels sont les avantages d’une solution d’archivage électronique ?
Elle améliore la productivité, la sécurité, la conformité légale et réduit vos coûts de gestion documentaire.
-
Pourquoi choisir Reproland pour votre projet d’archivage électronique ?
Reproland est intégrateur local certifié, partenaire de DocuWare, Zeendoc et Eukles, avec plus de 30 ans d’expertise dans la gestion documentaire et la dématérialisation.
