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GED : la Gestion Electronique de Documents

La France ne compte plus les cartons d’archives papiers non ouverts contenant divers documents. Souvent empilés, dans les bureaux, ces nombreux documents sont dans la majeure partie des cas oubliés et non exploités. Lire la suite

LA GESTION SIMPLIFIÉE DE VOTRE ENVIRONNEMENT DOCUMENTAIRE

Toutes les entreprises ou administrations publiques sont confrontées à la problématique de l’archivage. La solution est de mettre en place une stratégie pour classer et conserver tous les documents, qui permettra de faciliter par la suite leur recherche et leur restitution.

Vers une fin annoncée de l’archive papier ?

Comme tout sujet complexe, la conservation des documents d’une entité doit respecter certaines règles pour garantir une efficacité durable. Les contraintes sont multiples : la gestion du coût de l’espace occupé par ces milliers de documents, la complexité organisationnelle du système de classement et de restitution, la pérennité des documents dans le temps… en font un sujet lourd et périlleux pour bon nombre d’entreprises.

L’entrée en vigueur de l’arrêté du 22 Mars 2017 a ouvert la voie à l’archivage numérique. Il encourage la dématérialisation des documents légaux, comptables ou fiscaux, tels que les factures ou notes de frais jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale. Cet arrêté permet de réduire les coûts liés à l’archivage papier et de développer des habitudes orientées zéro papier dans les entreprises.

Une étude récente réalisée par Expensya sur 100 entreprises françaises, montre que seules 36% des entreprises effectuent un archivage numérique. Pour 91 % d’entre elles, le stockage physique se fait en interne et n’est pas sous-traité a des centres d’archivage externes ! et encore 52% des entreprises interrogées n’estiment pas que le coût de l’archivage physique soit trop cher …

Néanmoins 92% des entreprises interrogées déclarent envisager un passage à la dématérialisation d’ici 3 ans. Elles sont souvent poussées à agir dans le cadre de contrôles URSSAF ou lorsqu’elles n’arrivent pas à mettre la main sur un document demandé. Mais les mentalités évoluent.

 

L’importance d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents 

La GED vise à créer un automatisme qui permet de rendre plus facile et plus fiable l’exploitation d’un document. En d’autres termes, cet outil limite les erreurs liées à la manipulation des documents.

La GED vise aussi à réduire les dépenses liées à la recherche et à l’exploitation d’une information. Avec la GED, dès qu’un document est mis à jour, il devient plus facile d’avoir tous les paramètres liés à cette dernière. Cela inclut notamment les données qui ont été modifiées ou la date à laquelle les changements ont eu lieu.

Chaque document devient également accessible à n’importe quel moment, aux collaborateurs qui en auront besoin ou aux personnes ayant le droit de le consulter.
Les contenus indexés et classés permettront de trouver toutes les informations relatives à une information précise. Le simple fait d’effectuer une recherche permettra par exemple de trouver les réponses à une question. De plus, cette recherche sera simplifiée grâce aux nombreux avantages du numérique.

Sachez aussi qu’une entreprise adoptant la GED respecte la norme ISO 9001. Cette dernière définit les exigences requises pour mettre en place un système de management de la qualité.

 

Les avantages d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents

Une rapidité ainsi qu’une meilleure efficacité !

La première raison qui pousse une entreprise à choisir la GED réside dans son côté pratique. En effet, les documents physiques sont plus difficiles à stocker qu’aux éléments numérisés.

Les divers documents tendent à s’accumuler et à former une énorme masse de papier. Il devient alors difficile de chercher une information à une date précise même à l’aide d’un bon système d’indexation. Qui plus est, ces documents peuvent se dégrader de plusieurs façons. Avec les documents numériques, trouver une information spécifique devient plus facile. Cela réduit également les pertes liées à la recherche.

Un stockage sécurisé

Le stockage de ces documents est simple et sûr. Il est possible de stocker les informations sous différents formats (texte, image ou vidéo) et dans un seul endroit. Il existe même des espaces de stockage distant qui permettent de mettre en lieu sûr les copies.

(sources : Keepéo : 09/04/20 – Hugo Moratus : 29/07/20)

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