Le télétravail et les équipes hybrides sont devenus la norme dans de nombreuses entreprises. Mais cette transformation pose une question essentielle : comment adapter votre parc d’imprimantes pour répondre aux besoins des collaborateurs, tout en sécurisant vos documents et en maîtrisant les coûts ?
Les imprimantes Sharp et HP, couplées à PaperCut, permettent de suivre, contrôler et sécuriser les impressions, tout en optimisant les coûts et en facilitant l’accès pour les équipes hybrides. Dans cet article, découvrez les bonnes pratiques pour un parc d’imprimantes efficace et sécurisé.
Identifier les besoins d’impression selon les services et les lieux de travail
Avant d’optimiser votre parc, il est crucial de comprendre qui imprime quoi et où.
- Analysez les besoins par service : RH, comptabilité, commercial…
- Évaluez la fréquence et le volume d’impression à distance et sur site.
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Mettre en place des solutions d’impression sécurisée pour le télétravail
La sécurité des documents est primordiale, surtout lorsque vos équipes travaillent hors site.
- Utilisez des solutions cloud sécurisées, comme Sharp OSA, HP Universal Print ou PaperCut MF, pour imprimer depuis n’importe où.
- Activez l’authentification par badge ou identifiant sur vos machines Sharp et HP.
- Limitez l’accès aux documents sensibles en fonction des profils, grâce aux options de gestion des droits intégrées sur les modèles professionnels et gérées par PaperCut.
Gestion centralisée et optimisation des coûts
Une gestion centralisée permet de réduire les dépenses et de simplifier la maintenance.
- PaperCut MF offre un suivi précis de chaque impression : volume, utilisateur, service, coût.
- Les logiciels Sharp OSA et HP JetAdvantage permettent également de suivre les consommables et générer des rapports détaillés.
- Mise en place de quotas d’impression par utilisateur ou service pour éviter le gaspillage.
- Analyse régulière du ROI et optimisation des impressions grâce aux outils PaperCut, Sharp et HP.
Bonnes pratiques pour un parc hybride efficace
Pour garantir un fonctionnement optimal :
- Planifiez la maintenance régulière des imprimantes Sharp et HP.
- Formez vos collaborateurs à l’utilisation hybride et aux fonctionnalités cloud de vos machines et de PaperCut.
- Adoptez des contrats de service flexibles adaptés à vos besoins, incluant maintenance, consommables et mises à jour logicielles.
Adapter votre parc d’imprimantes à une équipe hybride n’est pas seulement une question de matériel : c’est une stratégie globale pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et sécuriser vos documents. Avec des modèles Sharp et HP, couplés à PaperCut, vos équipes, qu’elles soient au bureau ou à distance, travailleront plus sereinement et plus efficacement.
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