La dématérialisation de vos archives et de vos documents est au cœur de votre stratégie d’efficacité. Mais que se passe-t-il si un jour, vous avez besoin de prouver la validité d’une facture ou d’un contrat numérisé en justice ? C’est là qu’entre en jeu la valeur probante d’un document numérisé.
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Le Cadre Légal : La Base de la Copie Fiable
Pendant longtemps, le statut d’original était réservé au document papier. Le droit français et européen a évolué pour s’adapter à l’ère numérique. L’article 1379 du Code civil français est clair : la copie d’un document a la même valeur que l’original si « l’intégrité de l’original et sa conformité à la copie sont garanties ».
Au niveau européen, le règlement eIDAS assure que les documents électroniques ont la même force probante que leurs équivalents papier dans tous les pays de l’Union, à condition qu’ils respectent des normes strictes de sécurité et de traçabilité. Ensemble, ces textes constituent le socle de la « copie fiable« , un concept qui va bien au-delà d’un simple scan.
Les 3 Piliers de la Numérisation à Valeur Probante
Pour qu’une numérisation soit jugée « fiable », elle doit reposer sur des garanties techniques et organisationnelles conformes à la norme de référence, l’AFNOR NF Z42-026.
1. L’Intégrité du Document Numérisé
L’intégrité est la garantie que le document scanné est une réplique exacte et inaltérable de l’original. Le procédé de « hachage » est utilisé pour cela : un algorithme génère une empreinte numérique unique pour chaque fichier. La moindre modification, même minime, sur le document numérisé modifie cette empreinte, prouvant que le document a été altéré. L’horodatage qualifié vient compléter ce dispositif en certifiant l’heure et la date exactes de la numérisation, rendant toute antériorité frauduleuse impossible.
2. L’Authenticité du Procédé
Il est essentiel de prouver que le processus de numérisation lui-même est sécurisé et irréprochable. C’est ce qu’on appelle la « chaîne de confiance« . Un protocole strict doit être suivi à chaque étape, de la préparation des documents à leur intégration dans le système de Gestion Électronique des Documents (GED). L’utilisation d’équipements professionnels est indispensable, car un simple scan de bureau ne suffit pas à assurer une numérisation conforme.
3. La Traçabilité du Processus
La traçabilité est la preuve que chaque action sur le document a été enregistrée. Elle est matérialisée par un journal de preuve qui retrace l’historique complet : qui a numérisé le document, quand, avec quel appareil, etc. Ce journal de preuve est la garantie ultime de la légalité de votre preuve numérique.
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Les Solutions Reproland pour une Numérisation conforme et facile
Chez Reproland, nous avons bâti notre offre de services autour de ces trois piliers. Nous proposons des solutions de GED pour garantir la valeur probante de vos documents, adaptées à chaque profil d’entreprise :
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- Eukles : Une solution flexible, idéale pour une intégration personnalisée qui répond à des besoins métiers très spécifiques.
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Au-delà de ces logiciels, nos services de dématérialisation et nos audits de processus vous accompagnent pour une mise en conformité sereine et efficace.
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Pour aller plus loin :
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