Votre imprimante fonctionne, vos documents sortent correctement et, à première vue, tout va bien. Pourtant, un parc d’impression entreprise vieillissant ou mal adapté peut générer des coûts inutiles, des pertes de temps et des contraintes au quotidien.
Alors, comment savoir si vos équipements répondent encore réellement aux besoins de votre entreprise ? Entre maintenance, coûts d’exploitation, sécurité et nouveaux usages, plusieurs indicateurs permettent d’identifier les limites de votre installation actuelle.
REPROLAND vous présente 5 signes qui doivent vous pousser à faire le point sur votre parc d’impression professionnel.
1. Les pannes deviennent trop fréquentes
Bourrages papier, ralentissements, problèmes de connexion, qualité d’impression irrégulière… Pris séparément, ces incidents semblent anodins. Lorsqu’ils se répètent, ils mobilisent vos équipes et perturbent le quotidien.
Avant de remplacer une machine, il est utile d’examiner la fréquence des incidents, les volumes imprimés et les besoins de chaque service. Un équipement correctement dimensionné et suivi peut limiter les interruptions.
À retenir : si vos collaborateurs passent davantage de temps à résoudre des incidents qu’à utiliser leurs équipements, un bilan du parc s’impose.
2. Vos coûts d’impression sont difficiles à maîtriser
Savez-vous précisément combien vous coûte l’impression chaque mois ? Entre consommables, maintenance, impressions couleur, équipements dispersés et machines sous-utilisées, certaines dépenses passent facilement inaperçues.
Analyser les volumes par service et les habitudes d’utilisation permet de repérer les postes à optimiser. L’objectif n’est pas nécessairement de réduire le nombre de machines, mais de placer les bons équipements aux bons endroits.
Trois questions à se poser
- Connaissez-vous vos volumes mensuels d’impression ?
- Vos équipements sont-ils utilisés de manière équilibrée ?
- Les impressions couleur et recto simple sont-elles toujours nécessaires ?
Une analyse de votre parc d’impression entreprise permet ainsi de mieux comprendre vos dépenses et d’identifier les éventuelles sources d’économies.
3. Vos équipements ne correspondent plus à vos usages
Les usages ont évolué : un multifonction ne sert plus seulement à imprimer et photocopier. Numérisation vers un dossier partagé, envoi par e-mail, accès réseau ou impression sécurisée font désormais partie des besoins de nombreuses équipes.
Si une tâche simple nécessite plusieurs manipulations, vos équipements ne correspondent peut-être plus à votre organisation. Le meilleur appareil n’est pas forcément le plus puissant : c’est celui qui répond à vos usages réels.
Le bon réflexe : recueillez les besoins des collaborateurs avant de choisir de nouveaux équipements.
4. Vos impressions doivent être mieux sécurisées
Une imprimante multifonction est également un équipement connecté au réseau de l’entreprise. Elle peut traiter des contrats, des documents RH, des données financières ou d’autres informations confidentielles.
Authentification des utilisateurs, gestion des droits, mises à jour et impression libérée par code ou badge : ces fonctions méritent d’être prises en compte lors de l’évaluation du parc.
Point de vigilance : intégrez vos imprimantes et multifonctions à votre réflexion globale sur la sécurité informatique.
5. Vous souhaitez réduire l’impact environnemental de vos impressions
Moderniser son parc ne signifie pas remplacer systématiquement toutes les machines. C’est aussi l’occasion de revoir ses habitudes : recto-verso par défaut, limitation des impressions inutiles, mutualisation raisonnée des équipements et choix de matériels adaptés aux volumes.
En conciliant besoins opérationnels et usages plus responsables, l’entreprise peut agir sur sa consommation de papier, de consommables et d’énergie.
Cette réflexion s’inscrit également dans une démarche plus globale de sobriété et de consommation responsable, encouragée notamment par l’ADEME auprès des entreprises.
Une démarche responsable : commencez par mesurer vos usages pour identifier les changements réellement utiles.
Votre parc d’impression entreprise est-il toujours adapté ?
Les effectifs, les outils et les usages évoluent. Un parc parfaitement adapté il y a quelques années ne l’est pas forcément encore aujourd’hui.
Faire le point sur votre parc d’impression entreprise permet de mieux comprendre les besoins de vos équipes, d’identifier les sources de dépenses évitables et d’envisager des solutions adaptées.
REPROLAND accompagne les entreprises et les collectivités dans l’analyse, le déploiement et le suivi de leurs solutions d’impression. Parlons de votre organisation et de vos projets.
