Au fil des années, la dématérialisation des factures se généralise, mais n’est pas encore une normalité pour l’ensemble des sociétés … Pourtant, d’ici quelques années, ce sera une obligation pour toute entreprise. Lire la suite …
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation est un processus qui consiste à remplacer le traitement et les échanges de documents par un traitement numérique et automatisé.
La dématérialisation des factures a plusieurs objectifs :
- faciliter la gestion et alléger la charge administrative nécessaire au traitement de la facture manuelle
- diminuer les délais de paiement entre les entités
- gagner en temps & en productivité
- diminuer les risques d’erreurs liés à la manipulation humaine lors des traitements souvent trop longs
Quelles sont les obligations légales ?
Dès 2024, lors d’une relation B to B, il sera obligatoire pour les entreprises de passer à la facture numérique.
Toutes les sociétés assujetties à la TVA devront donc se plier à cette nouvelle réglementation en commençant par les grandes entreprises. Les PME et les TPE devront s’y conformer au plus tard pour 2026.
L’objectif de cette obligation est de simplifier les transactions entre les entreprises et leurs clients ou fournisseurs. Ainsi que de réduire le temps de traitement, les risques d’erreurs liés à la saisie et la fraude fiscale.
Par ailleurs, la seule condition à respecter pour dématérialiser les factures est de garder identique la version papier & la version numérique.
L’archivage des factures
L’un des nombreux avantage à la dématérialisation des factures est de garantir le stockage de celles-ci.
De base, l’archivage légal des factures au format papier est d’une durée de 10 ans minimum.
Pour les factures transmises par voie numérique, celles-ci doivent être conservées au moins 6 ans au format original. Durant ces années, il faut au minimum les conserver 3 ans sur un support informatique et 3 autres années sur un support au choix de l’entreprise.
De plus, les factures doivent impérativement être stockées sur le territoire français ou dans un état de l’Union Européenne à condition que l’administration fiscal ait un accès immédiat aux différents documents.
De nombreuses économies
La dématérialisation des factures permet aux entreprises des économies non négligeables.
D’une part, une économie de temps en évitant une surcharge de travail pour les collaborateurs responsables de cette tâche administrative. La manipulation écrite est uniquement par voie numérique et s’effectue en un rien de temps.
Ensuite, en plus d’économiser du temps, cela engendre également une économie d’impression de papiers, l’un de nombreux avantages de la dématérialisation pour les entreprises qui souhaite se mettre au vert.
Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre site internet ou contactez-nous.
Sources : Ministère de l’économie des finances et de la relance – 16/09/2021 – Zeendoc – 04/06/2021 – Le Mag – 24/02/2021 – Yooz