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La dématérialisation pour les Dirigeants

Les 5 outils indispensables de dématérialisation en entreprise !

Pour un dirigeant, il est essentiel de se concentrer sur les tâches productives afin de minimiser les coûts. Il devient donc primordial de passer à la dématérialisation en entreprise en supprimant les tâches récurrentes et en se concentrant sur le chiffre d’affaires, l’analyse et la vente.

A travers cet article, nous présentons les différents outils numériques indispensables lors d’une transformation numérique en entreprise. Lire la suite

Outil 1 : Gestion Electronique de Documents

Pour débuter une dématérialisation en entreprise sereine, Reproland propose aux dirigeants d’adopter en premier lieu un outil de Gestion Electronique de Documents.

Ce logiciel permet d’archiver les documents en organisant correctement la recherche. Grâce à l’intelligence artificielle, l’ensemble des collaborateurs retrouveront rapidement les documents numériques dans l’environnement documentaire de l’entreprise.

Cet outil permet :

  • un archivage numérique
  • une sécurité optimale
  • une recherche intelligente
  • une accessibilité immédiate à l’ensemble des documents
  • un espace partagé et collaboratif

Outil 2 : Signature Electronique

En tant que dirigeant, la signature électronique correspond à un vrai gain de temps. Il n’est plus nécessaire de se déplacer, la signature se fait à distance en tous lieux et à tout moment.

Un suivi en temps réel sera à la disposition de l’utilisateur : documents à faire signer, à valider ou en attente.

De plus, la signature électronique est dotée d’une valeur probante égale à la signature manuscrite.

Outil 3 : Coffre-Fort numérique RH

Un module complémentaire à la GED qui permet d’envoyer les fiches de paie aux salariés directement en un clic via la dématérialisation.

Les bulletins de salaire sont stockés, visibles et téléchargeables dans le coffre-fort numérique du salarié. Il aura accès à l’ensemble des documents pendant une durée minimum de 50 ans.

La notion de perte de documents ne concerna plus les salariés et cet outil est 100% sécurisé (identifiants, code d’accès, mot de passe …)

Outil 4 : Dématérialisation Comptable

L’intégration financière est également un module complémentaire à l’outil de Gestion Electronique de Documents. L’objectif de la dématérialisation comptable est de déposer la facture dans la GED et une détection automatiquement s’appliquera pour le transfère des informations vers les comptes comptables. Le service comptabilité n’effectue plus la saisie manuelle des informations mais valide les données émises de la GED au logiciel de comptabilité (Sage, Cegid …) et à l’ERP.

Outil 5 : La dématérialisation du courrier

L’outil de gestion du courrier numérique permet de rassembler l’ensemble de courrier sortant en un seul lieu et d’envoyer en une seule action le courrier. Celui-ci sera ensuite classé et archivé automatique dans la solution pour une meilleure sécurité. Puis, grâce à cet type de logiciel, une traçabilité et un suivi optimal de l’envoi se fera quotidiennement.

N’attendez-plus et sauter le pas du tout numérique avec Reproland ! Nous disposons de l’ensemble des outils et vous proposerons des offres « sur-mesure » adaptées à votre manière de travailler en optimisant vos différentes tâches quotidiennes.

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